12 złotych zasad pisania maili

Pomimo coraz większej popularności komunikatorów, także tych wykorzystywanych w biznesie jak slack, zoom czy skype, maile są nadal rozwijającą się i najczęstszą formą komunikowania się w biznesie. Szacunki mówią, że średnio rocznie na świecie rejestruje się 100 milionów nowych adresów, a ich liczba z 2.6 mld wzrośnie do 3.0 mld w 2020r.

Chociaż maile są z nami już od od prawie pół wieku, nadal mamy problem z wystrzeganiem się w nich błędów, dlatego dziś poznacie 12 złotych zasad pisania maili czyli jakich błędów nie popełniać pisząc e-mail?

1. Nieprofesjonalny adres e-mail

O ile prywatnego maila możesz mieć w dowolnej wybranej domenie, o tyle chcąc napisać maila służbowego bądź ubiegając się o pracę unikach takich, które mogą pokazać Cię w niekorzystnym świetle. Polecam wybrać najprostszy adres składający się z imienia i nazwiska, unikaj też domen typu koteczek czy hottygrysek, takie zostaw na prywatne wiadomości ze znajomymi.

2. Temat nie na temat

Pisząc wiadomość odpowiednio ją zatytułuj , krótko nazywając to w jakiej sprawie piszesz. Nie pozostawiaj tematu pustego oraz nie pisz wiadomości maila w tym polu. Spotkałem się niejednokrotnie, że ktoś napisał wiadomość w tytule, pozostawiając pustego maila, niestety część programów pocztowych wyświetla tylko określoną liczbę znaków w temacie i odbiorca może nie dowiedzieć się czego chciałeś.

3. Witam w mailu

Tworząc wiadomość obowiązują nas zasady dobrego wychowania. Zwrot „Witam” na początku maila nie jest dobrze odbierany, ponieważ okazuje on naszą wyższość. Na codzień zwrotu „witam” używa się, gdy gospodarz wita nas w swoich prograch, domu, hotelu czy restauracji. W mailu zamiast „witam” bezpiecznie jest użyć „Szanowna Pani” lub „Panie Marcinie”. Dopuszcza się, aczkolwiek zdania są podzielone, by używać zwrotu „Dzień dobry”. Część ekspertów jednak uznaje, że nie mamy pewności kiedy ktoś odczyta wiadomość, więc życzenie dobrego dnia, gdy ktoś czyta maila na dobranoc może być faux pas.

4. Pisz zrozumiale

Pisząc maila unikaj robienia tego w emocjach lub pośpiechu. Próba wytłumaczenia czegoś komuś, gdy się spieszysz lub targają tobą emocje może skończyć się fiaskiem. 

Zwróć też uwagę na słownictwo dobrane go odbiorcy. Unikaj używania branżowych lub typowo firmowych zwrotów zwracając się do kogoś, kto jest spoza branży i może nie zrozumieć o czym piszesz.

5. Less is more

Streszczaj się. Osobiście nienawidzę zbyt długich maili pełnych lania wody. Skup się na konkretach i krótko, ale nadal w grzeczny sposób, przekaż swoją wiadomość. Jeżeli możesz punktuj najważniejsze kwestie lub listę zadań czy pytań. Staraj aby mail być czytelny, przejrzysty i zrozumiały.

 

6. Informuj o załącznikach

Tak, tak samo jak pismach oficjalnych urząd informuje o załącznikach, Ty też powinieneś poinformować o załączniku w treści maila. I co ważne! Nie zapomnij go załączyć! Załącznik łatwo przeoczyć, a wiele programów pocztowych obrazki np. logo używane w stopce wysyła w formie załącznika, więc odbiorca może nie zauważyć, że poza treścią w mailu jeszcze coś jest.

7. Nie rób błędów

Robienie błędów ortograficznych czy stylistycznych to moim zdaniem okazywanie braku szacunku dla odbiorcy, a często wynik pośpiechu i tego, że nie chce nam się sprawdzić wiadomości. Dziś programy pocztowe podkreślają błędy, a jeśli nie masz pewności co do pisowni jakiegoś słowa, polecam stronę: https://sjp.pwn.pl/, na której sprawdzisz pisownię danego słowa.

8. Nie zdrabniaj

Mailik, pieniążki, terminek, dokumencik. Mnie osobiście aż wzdryga gdy ktoś zdrabnia słowa w sytuacjach, gdy nie jest to konieczne. Szczególnie unikaj tego pisząc maila, zdrobnienia są nieprofesjonalne i mogą sprawić, że odbiorca uzna Cię za osobę infantylną.

9. Emotikonki? Tak, ale z umiarem

Emotikony są dozwolone, ale z umiarem i w odpowiedniej sytuacji. Pisząc maila do prezesa raczej nie będziemy używać znaków „:-P” czy „XD”, ale ponieważ słowo pisane nie może pokazać naszych emocji, czasami warto dodać emotkę na końcu zdania by wskazać, że żartujemy lub uśmiechamy się do rozmówcy.

10. Podpis w mailu

W służbowym mailu nie używaj zwrotów „buziaczki”, „ściskam”, „siemaneczko” etc. Obecnie stopka zawierająca podpis jest już ustandaryzowana i powinna zawierać stałe elementy.

Maila możesz zakończyć zwrotem grzecznościowym, „z wyrazami szacunku” jest lepiej odbierane niż „z poważaniem”, chociaż to drugie nie jest zabronione. Można użyć równiez zwrotu „pozdrawiam”, jest to kwestia kultury organizacyjnej Twojej firmy.

W mailu muszą znaleźć się też Twoje dane: Imię i nazwisko, chociaż przyjęło się, że jeśli toczymy konwersację odpowiadając na maile, zamiast pełnego podpisu i stopki dozwolne jest używanie inicjałów pod swoją odpowiedzią.

W stopce warto podać też swoje stanowisko, numer kontaktowy i dane firmy, jeśli piszemy maila służbowego.

11. Sprawdź maila przed wysłaniem

Zanim klikniesz wyślij, przeczytaj maila jeszcze raz (teraz docenisz radę numer 5 😉 ) Upewnij się, że w mailu nie ma błędów i czy wszystko jest zrozumiałe.

12. Czas odpowiedzi na maila

Czy wiesz, że czas odpowiedzi na maila, to również element savoir vivre’u? Przyjęło się, że na maila służbowego odpowiadamy w ciągu 1 dnia roboczego, a na prywatnego do kilku dni, chociaż kto w dzisiejszych czasach pisze maile prywatne? Na wiadomość wysłaną za pomocą komunikatora też nie pozwalaj zbyt długo czekać.

Udostępnij

Dodaj komentarz